Ceux d’entre vous qui me connaissent personnellement savent que quand je suis dans une salle de réunion j’en sors toujours à l’heure prévue, avec toutes les réponses à mes questions! Je vais vous révéler mon truc…

Ce qui est important dans une réunion de travail c’est d’abords de savoir pourquoi on y va.

Il peut y avoir différentes raisons mais dans tous les cas il faut que ces réunions permettent de résoudre plus de problèmes qu’elles n’en soulèvent.

Ordre du jour

Pour que les réunions soit productives j’utilise la méthode suivante:

Avant la réunion je liste tous les points/questions qui doivent trouver une réponse et je leur accorde un temps de réflexion lors de la réunion.

Exemple de planning de réunion:

1. Logo remplacé ? si non, qui le fait ? 1:00
2. Checker le texte du générique de fin. 07:00
3. Écouter et valider l’enregistrement de la voix off. 15:00
4. (Choisir une de date de réenregistrement si modifs voix off) 00:30.
5. Choisir le plan final dans les 3 versions proposée 4:00

Tous les éléments de cette liste sont concrets, précis et peuvent trouver une réponse en quelques secondes.

Par exemple, je peux décider d’expédier le point 3 de la liste précédente sans écouter les enregistrements en question, simplement en décidant que je les gardes comme ils sont, ou que je les rejette.

Les tâches relevant du « labeur » ne doivent pas faire partie de cette liste: On ne fait pas le design d’un logo durant une réunion par exemple, mais on peut discuter de la voie à prendre…

L’arme secrète : gérer le temps de réunion

Il y a 2 approches à la gestion temporelle d’une réunion.

Soit vous mettez tout le monde au courant du temps accordé à chaque point, soit vous le gérer en douce vous même.

Être soit-même le meneur de la réunion (et donc tenir le planning de la réunion) n’est pas forcément facile pour tout le monde. Il faut être très sûr de soit, à tel point que les autres participants deviennent sûr de vous!

Dans le premier cas de figure, si vous distribuez à vos collègues l’ordre du jour avec le temps imparti, il y a une sorte d’auto-gestion du temps qui s’établit, mais vous pouvez être sur qu’il y a un des points qui va prendre 4 fois plus de temps que prévu et qu’ensuite, étant fatigué d’avoir trainé sur ce point, l’équipe va expédier le reste…

Dans ce cas, pensez à mettre les questions importantes au début du programme.

Où est mon armes secrète dans tout ça ?

Et bien mon arme, c’est un petit outil web qui s’appelle NextUp.

NextUp permet de créer rapidement une liste de points à aborder lors de la réunion.

Donnez un nom à votre réunion dans le premier champs, et remplissez la liste suivant votre planning en indiquant le temps alloué pour chaque point.

Si vous avez besoin de lignes supplémentaires, cliquez sur [Add Another Topic].

Une fois que votre planning est prêt, cliquez sur [Create Agenda]

Votre planning de réunion s’affiche avec un seul bouton [Start Meeting]. Une fois que vous cliquez sur ce bouton en démarrant la réunion, les tâches s’affiche une par une avec un compte à rebours impossible à arrêter. A la fin de chaque compte à rebours, la tâche disparaît de l’écran et la suivante vient prendre ça place:

Comment utiliser NextUp en réunion ?

Si vous n’êtes pas le champion des « Team Managers », vous pouvez prendre 5 minutes en début de réunion pour remplir le planning NextUp avec vos collaborateurs et le placer à la vue de tout le monde.

Si vous vous sentez l’âme d’un chef, vous pouvez simplement préparer planning sur votre smartphone et le garder vous le coude pour voir où vous en êtes et tenir la barre.

Conclusion

Pour réussir une réunion bien productive, faites une liste des points à aborder avec uniquement des questions ou décisions à prendre dont les réponses peuvent être immédiates ou relativement rapides. La réunion est faite pour prendre quelques instants de réflexion sur chaque point afin de prendre des décisions.

Définissez par avance le temps que vous accorderez à chaque point.

Prenez quelques minutes pour essayer NextUp, vous comprendrez rapidement comment doit se passer une réunion!

Et si vous avez 5 minutes devant vous, là, maintenant, faites profitez les autres internautes de vos trucs à vous en laissant un commentaire.